10 lesni trika

10 лесни трика, които да улеснят работния ден

“Прави трудните неща, докато са още лесни и великите дела, докато още са малки. Едно пътуване от хиляда мили трябва да почне с една-единствена стъпка.” – Лао Дзъ
Можете да елиминирате повечето от рутинните, скучни административни задачи, с няколко прости трика. Не е необходимо да правите всички неща – изберете си само едно и опитайте. След това опитайте друго и вижте дали работи. И така се насладете на един по-лесен и ползотворен работен ден.

1. Започнете работа по-рано. В офиса е тихо, телефоните не звънят и можете да свършите много повече работа на спокойствие.

2. Ограничете часовете си. Много хора работят дълги часове и си мислят, че са свършили повече работа и са по-продуктивни. Вместо това си сложете лимит – 6 или 7 часа на ден – и свършете най-важните неща в този лимит. Като знаете, че ще работите само 6 часа, Вие със сигурност ще се заемете да свършите първо важните неща и ще губите по-малко време.

3. Направете си кратък списък. Направете си дълъг списък с всички задачи, които трябва да свършите … и после си направете кратък списък с 1-3 неща, които наистина искате да свършите. Изберете ги така, че дори и да свършите само тези задачи, Вие да се гордеете от това, което сте свършили днес. Започнете с най-важните и неотложни задачи, преди да проверявате е-мейлите си и да четете онлайн.

4. Не се разсейвайте! Какво Ви разсейва най-често? Може би неща като е-мейл, четене на блогове, чатене в skype, Facebook или друга социална мрежа? Оставете си време за това за предпочитане по-късно през деня, например от 15:00 – 16:00 часа. Не се разсейвайте преди това. Друг трик е да правите тези неща за 10 минути в края на всеки час – но спазвайте лимита за 10-те минути!

5. Пишете по-кратки е-мейли. Ако е-мейлите крадат много от работното Ви време, се опитайте занапред да се ограничавате до 3-4 изречения на е-мейл и ще усетите голяма разлика. Първо, това драстично ще намали времето, което Ви е необходимо да напишете или да отговорите на е-мейл. И второ, това ще скъси отговорите, които получавате, което значи, че ще спестите време за четене на е-мейли.

6. Ограничете срещите. Ако има начин да отложите срещата или да намерите алтернативен начин на комуникация, това ще Ви спести по няколко часа седмично. Ако няма как да отложите срещата, то информирайте събеседника си, колко време можете да му отделите.

7. Елиминирайте хартията. Писането на хартия е загуба на време. Ако организацията Ви има начин да попълва всичко електронно, това ще спести много хартия, разходи за копиране, принтиране и попълване. Винаги, когато е възможно вършете нещата онлайн.

8. Почистете бюрото си. Махнете всичко, което стои върху бюрото Ви. Оставете само наистина важните неща, по които работите.

9. Правете почивки.  В края на всеки час си правете 5 минутна почивка, като станете от бюрото си, разходите се малко в офиса и ако имате възможност излезете на чист въздух. След като се върнете отново на бюрото си си припомнете какво искате да бъде свършено до края на деня и се фокусирайте.

10. Трик за рефокусиране. На всеки два часа се рефокусирайте. Това отнема една или две минути. Стартирайте с това да затворите браузера си и други отворени програми и се поразходете за няколко минути, за да се освежите. После се върнете и погледнете вашия списък с най-важни задачи за деня и преценете с коя задача ще продължите. Преди да проверите е-мейла си или да започнете да се ровите в Интернет, поработете върху тази важна задача толкова дълго, колкото можете. Правете този рефокусиращ трик няколко пъти през деня.